Zo schrijf je een goede out-of-office-reply

Ga je binnenkort op vakantie? Vergeet dan niet om de autoresponder op je mailbox in te stellen. Vind jij het ook altijd weer lastig om hier een goede tekst voor te verzinnen? In deze blog lees je alles over hoe je een goede out-of-office-reply schrijft.

horizontalline

‘Van 24 juli 2017 tot 4 augustus 2017 ben ik in verband met vakantie niet aanwezig. Ik ben niet in staat om uw e-mail te beantwoorden. Je bericht wordt niet doorgestuurd en wordt dan ook niet gelezen. Op 7 augustus 2017 ben ik terug op kantoor en zal ik je e-mail beantwoorden.’

Grote kans dat je een out of office-reply als deze al vaak genoeg hebt gelezen. Deze reply helpt de ontvanger niet verder, zeker niet omdat er (in viervoud zelfs!) wordt vermeld wat er allemaal niét gebeurt. Dit kan anders, namelijk door een out of office-reply te schrijven die persoonlijk, servicegericht en merkversterkend is. Dat is belangrijk, want terwijl jij lekker vakantie viert bundelen talloze relaties en (potentiële) klanten hun krachten om jouw mailbox te vullen. En al die mensen ontvangen jouw out-of-office-reply.

Schrijf niet wat er niét kan, maar juist wat er wél mogelijk is
In bovenstaand voorbeeld wordt vooral benaderd wat er niét kan, in plaats van wat er wél mogelijk is. Een goede out-of-office-reply helpt de ontvanger zo goed mogelijk verder. Vermeld daarom altijd de naam en de contactgegevens van een collega die wél bereikbaar is en de ontvanger van je out-of-office-reply dus wél van dienst kan zijn. Ben je net als ik zzp’er? Gebruik dan een zin als: ‘Heb je een vraag die niet kan wachten op een antwoord? Stuur dan een sms-bericht naar +31 6 301 428 47. Ik bel je dan zo spoedig mogelijk terug.’ Zo geef je de ontvanger naast e-mail toch nog een andere mogelijkheid om contact met je op te nemen.

Vermeld (eventueel) duidelijk dat je je mail niet leest
Tegenwoordig kun je je e-mail overal lezen, ook op vakantie. Sommige mensen gaan er zelfs vanuit dat je dat doet en dat je bij dringende zaken toch wel antwoordt. Ben je van plan om echt even afstand te nemen van je mailbox, zet dan duidelijk in je out-of-office-reply dat mail niet gelezen wordt.

Maak het persoonlijk en concreet
In out-of-office-replies is ‘Voor dringende vragen neemt u contact op mijn collega’s’ een veelgebruikte zin. Erg onpersoonlijk, want welke collega vervangt jou tijdens je vakantie? Zeker bij een grote organisatie kan het voorkomen dat de ontvanger nu van het kastje naar de muur gestuurd wordt. Ook worden er maar al te vaak geen concrete contactgegevens van die collega’s vermeld, zodat de ontvanger alsnog zelf op zoek moet naar nieuwe gegevens. Zo creëer je onnodig een hoge drempel en heb je kans dat de ontvanger denkt: “Laat maar”. Maak je out-of-office-reply liever persoonlijk en concreet, bijvoorbeeld zo: ‘Tijdens mijn vakantie helpt mijn collega Femke je graag verder. Je kunt haar bereiken op telefoonnummer (0123) 456 789 of door een mail te sturen naar femke@xxx.nl.’

Kies voor de juiste vorm: u of je
Omdat je out-of-office-reply naar iedereen gaat die je tijdens je vakantie mailt, kan het lastig zijn om de juiste vorm te kiezen: u of je. Bedenk van welke doelgroep je tijdens jouw afwezigheid de meeste e-mail verwacht - bekenden of onbekenden, collega’s of (potentiële) klanten - en/of kies voor de aanspreekvorm die je ook op je website gebruikt.

Vermeld wanneer je weer bereikbaar bent
In veel out-of-office-replies wordt geschreven vanaf en tot welke datum iemand niet aanwezig is. Maar… Maakt het eigenlijk uit vanaf wanneer je op vakantie bent? Als iemand je op 4 augustus mailt hoeft hij of zij niet te weten dat je (al) sinds 24 juli afwezig bent. Voor hem of haar is het belangrijker om te weten wanneer je wél weer aanwezig bent. Dus: ‘Tot vrijdag 4 augustus geniet ik van mijn vakantie. Op maandag 7 augustus lees en beantwoord ik graag je e-mail.’

Grappige out-of-office-replies
Een out-of-office-reply die een glimlach op het gezicht van de ontvanger tovert: ik vind het tricky. De humor van de één is niet de humor van de ander en je kunt hiermee ook bereiken dat de ontvanger je niet serieus neemt. Ik raad je daarom aan om altijd een zakelijke reply te schrijven, uiteraard met dat persoonlijke tintje waar ik het net al over had. Wil je toch een grappige out-of-office-reply gebruiken? Team Nijhuis verzamelde veertig out-of-office-replies met een knipoog, waarvan ik deze de leukste vind:

  • ‘Sorry! Je dacht vast: wow, die reageert snel! Maar nee, het is mijn out-of-office. Ik ben tot XX/XX niet aanwezig. Na deze datum zal ik reageren op je bericht.’
  • ‘Error 404: CEO not found due to Holiday.’
  • ‘Beste lezer, eerlijk gezegd heb ik goed en slecht nieuws. Het slechte nieuws is dat ik in het buitenland ben en niet eerder op je e-mail kan reageren dan XX/XX. Het goede nieuws is dat mijn fantastische collega’s wel voor je klaar staan. Bel direct XXXX-XXXXXX om hun geweldige support te ervaren.’
  • ‘Het geroddel is waar, ik ben naar Hawaï. Wat betekent dit voor jou?’

sorryoutofoffice

Na het lezen van dit artikel schrijf je een perfecte out-of-office. Geniet van je vakantie!

Tags: Communicatie, Online marketing